今回は議事録のとり方について書いていきたいと思います。
なぜ？
議事録のとり方を間違えると何のための会議だったのかわからなくなるためです。
会議は急にはじまる事があります。
そんなときにさっと議事録をかけるようにしておくと良いとおもったからです。
なので今回は議事録についてまとめていきたいと思います。
議事録のフォーマット
以下が私の議事録のフォーマットです。
詳しい説明は、後章で説明します。
yyyy/mm/dd 〇〇会議議事録
日時：
場所：
参加者：
会議議題：
使用資料：
———-
◆各議題①
-発言者
-発言者
●「今後のAction」または「決定」
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◆各議題②
-発言者
-発言者
●「今後のAction」または「決定」
※誰がいつまでに何をやるのか？
———-
「今後のAction」または「決定」の一覧
・
・
・
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ここまでがフォーマットです。
以下でフォーマットをどの様に作成し使用するかを説明します。
会議の始まる前
会議の始まる前に、基本情報を書いていきます。
日時、場所、参加者、会議議題、使用資料を記述します。
後から確認したときにすぐにわかるように書きましょう。
会議のはじまる前に書いておいて方が焦らず始めることができます。
各議題についても記入できる所は書いておいたほうが良いです。
各議題や確認点は記述が長いことがあるので、ライティングやタイピングが間に合わせるためにも先に書いておきましょう。
会議中について
「発言者」と「今後のAction」または「決定」の欄をひたすら埋めていきます。
結論が曖昧な所をファシリテーターに伝えるたり、確認することも議事録担当の役目です。
「今後のAction」を記載する時は、「誰がいつまでに何をやるのか？」を明確に記述しましょう。
会議後について
会議が終わったら、会議に参加した参加者に配布しましょう。
配布の前に「今後のAction」または「決定」のまとめの欄を上の項目の所からコピー＆ペーストで持ってきて見やすいようにまとめます。
記入が終わったら1時間以内 に参加者または関係者に配布しましょう。
1日以上立つと参加者の中で話し合ったことへの認識が少しずつ変換されてしまいますので、できるだけ早めに共有を行います。
補足
会議は、役割を決めて行うと効率よく進めることができます。
・司会進行のファシリテーター
・時間管理のタイムキーパー
・ZoomやMeetが落ちてしまった時の立ち上げ役 等
まとめ
会議の形によって議事録のスタイルは変わるかと思いますが、基本は上記のフォーマットで問題ないです。
習得するには実践第一です。
自ら会議の議事録担当を立候補しましょう。
以上、私が使用する議事録のフォーマットでした。
最後までお読み頂きありがとうございました。
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